Валуйскова О. В. Типичные ошибки, выявляемые при проверке Введения к номенклатуре дел организации

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Составлению номенклатуры дел предшествует подготовительная работа по изучению документов, образующихся в делопроизводстве организации и её структурных подразделений.

К номенклатуре дел составляется Введение, как обязательный элемент научно-справочного аппарата, в котором  последовательно, лаконично, четко должны быть сформулированы все её основные особенности. Однако мы столкнулись с тем, что не у всех поступающих номенклатур дел представлено Введение.

Разберём по частям структуру номенклатуры дел. Прошу обратить ваше внимание, что всё ниже сказанное должно обязательно быть отражено во Введении.

Во-первых, во Введении необходимо указать цель составления номенклатуры. Например: «Номенклатура дел составлена для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве администрации Пролетарского района г. Ростова-на-Дону».

Далее должно быть описано, какими нормативными документами руководствовались составители номенклатуры (устав организации, положение о структурных подразделениях, регламент, штатное  расписание, локальные нормативные акты организации, содержащие сведения о документах, образующихся в её деятельности), а также требования каких нормативно-методических документов учитывались при составлении номенклатуры («Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019   № 236; ведомственные перечни сфер деятельности организации (если таковые имеются); «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые приказом Минкультуры РФ 31.03.2015 № 526).

Во Введении обязательно должно быть указано, по какой схеме строится номенклатура: структурной (названиями разделов являются названия структурных подразделений) или функциональной (названиями разделов являются направления деятельности). Например: «В соответствии с особенностями ведения делопроизводства администрации дела в номенклатуре расположены по направлениям деятельности, каждому направлению деятельности присвоен индекс» или «Дела в номенклатуре расположены по структурным подразделениям, внутри каждого структурного подразделения – по степени значимости». В некоторых рассмотренных членами ЭПК номенклатурах принцип составления не был указан.

Далее во Введении должно быть кратко описано, как составляются, заполняются пять граф номенклатуры.

1. В графе 1 «Индекс дела» представлены индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Во Введении к номенклатуре эта часть может быть сформулирована примерно так: «В соответствии с системой межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» администрации присвоено цифровое обозначение 59.27. Оно проставляется перед каждым делом каждого конкретного структурного подразделения в составе индекса дела. Например: «59.27 – 01».     

2. В графе 2 «Заголовок дела» даны названия направлений деятельности и структурных подразделений организации и указаны разновидности документов и дел, образующихся в делопроизводстве.

К графе 2 «Заголовок дела» можно добавить следующее пояснение: «Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью».

3. К графе 3 «Количество дел» необходимо пояснение: «Графа 3 служит для учёта общего количества дел, заведённых в организации. Она заполняется по окончании календарного (делопроизводственного) года».

4. В графе 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» представлена информация о сроках хранения  и номере статьи, которые определяются, исходя из научной и практической ценности документов в соответствии с вышеуказанными перечнями».

5. Графа 5 «Примечание» предназначена для разъяснения особенностей формирования дел.

Во Введении должна быть также отражена работа в системе «Дело»: особенности составления индекса дела и заполнение примечания.

В заключении Введения составители номенклатуры должны подчеркнуть, что согласованная с ЭПК номенклатура уточняется в конце года, перепечатывается, утверждается руководителем и вводится в действие с 01 января следующего календарного года, а утверждённый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.

Напоминаю, что Введение является обязательным элементом научно-справочного аппарата к номенклатуре дел!