Ткаченко О.А. Процесс оцифровки документов для создания электронного архива в Центре документации новейшей истории Ростовской области

Процесс оцифровки документов для создания электронного архива в Центре документации новейшей истории Ростовской области

В настоящее время архивная информация является самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает ее роль в принятии решений в области политики, социальной и экономической сферах. Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредоточивается в архивах, образуя информационный потенциал, который необходимо сохранить.

Важным направлением деятельности архивов, как центров хранения культурного наследия, являются обеспечение сохранности архивных документов (в первую очередь уникальных, особо ценных и ветхих) и их использование для различных целей, исключающее их  нечаянное или умышленное повреждение.

Для этого по архивным правилам создаются фонд пользования и страховой фонд, проводится реставрация документов, в том числе с применением современных информационных технологий. Сегодня - это технологии оцифровки документов, хранения цифровой информации и реставрация архивных документов. Причем наиболее важными из них являются технологии оцифровки документов и хранения цифровой информации.

Поскольку большинство архивных фондов составляют письменные и изобразительные документы, наиболее распространена такая технология оцифровки, как сканирование.

Специалисты ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области», начиная с 2011 года приобретали самостоятельный опыт оцифровки документов. Работа в этом направлении началась с приобретения комплекса «Книжный сканер планетарного сканирования», серверного оборудования, сетевого архивного накопителя. Это профессиональное оборудование, которое позволяет получать качественные копии, с высокими показателями разрешения, контрастности любых документов, в том числе и ветхих, с угасающим текстом, документов на кальке и т.д. Практика показала, что при работе архивных фондов планетарные сканеры обладают существенными преимуществами перед офисной техникой.

В результате электронные копии сканируемых архивных документов не отличаются от оригиналов, что является важным условием, как для достоверности извлечения данных, так и для использования самих цифровых образов в текущих архивных процессах. Благодаря копиям, полностью аутентичным первоисточникам, архивные дела не надо изымать из хранилищ для использования. Эталонное качество скан - образов достигается за счет не только профессионального оборудования для оцифровки, но и системой контроля качества каждого образа. На решение этой же задачи направлена и расшивка дел: при полистном сканировании документов не утрачивается информация, которая уходит в корешок.

В том же 2011 году нами был проведен анализ интенсивности использования документов, выработаны предложения по составу фондов и документов, подлежащих переводу в электронную форму в приоритетном порядке, определены объемы предстоящих работ.

Было принято решение о первоочередном оцифровывании всего объема описей и особо ценных документов архивного фонда Центра документации.

На данный момент оцифрован весь объем описей архивных документов в объеме 7522, проводится работа по оцифровыванию особо ценных дел. Всего на данный момент оцифровано 8437 дел, 872979 листов, всего дел в архиве 1149056, из них 8000 оцифровано, всего фондов в ЦДНИРО 3728 на 01.01.2024 год.

Оцифрованы документы фондов, имеющие в своем составе особо ценные дела: Ф.Р-1 Ростовский сельский обком КПСС, Ф.Р-2 - Ростовский промышленный обком КПСС, Ф.Р-7 Северо- Кавказский Крайком ВКП(б), Ф.Р-9 Ростовский обком КПСС, Ф.Р-277 Каменский обком КПСС.

В целях сохранения архивных документов периода Великой Отечественной войны оцифрованы документы таких фондов как: Ф.Р-3 Документы о партизанском движении в Ростовской области в годы Великой Отечественной войны, Ф.Р-1885 Ростовский стрелковый полк народного ополчения 56 Армии, Ф.Р-1886 Ростовская областная чрезвычайная комиссия по учету ущерба и злодеяний, причиненных немецко-фашистскими оккупантами учреждениям, предприятиям и гражданам г. Ростова и Ростовской области.

Все работы по оцифровыванию, занимающие достаточно много бюджетного времени, проводятся исключительно специалистами архивистами Центра документации, совмещающими эту работу с другими обязанностями: исполнением запросов, решением вопросов комплектования, проведением проверки наличия и т.д. Работа по оцифровке архивных документов ведется непрерывно четырьмя парами архивистов, работающих за сканером по 1,5 часа.

Сотрудники отдела использования при подготовке документальных публикаций, выставок тоже сканируют документы, пополняя комплекс оцифрованных архивных документов.

Главным результатом оцифровки документов архивного фонда Центра станет сокращение сроков исполнения запросов пользователей за счет быстрого поиска. Кроме того, широким кругам исследователей откроется удаленный доступ к архивным документам в электронном виде. При этом оригиналам архивных документам будет обеспечена сохранность, поскольку из оборота можно изъять особо ценные, уникальные и наиболее востребованные документы, заменив их электронными копиями.