Ткаченко О.А. Типичные ошибки, выявляемые при проверке Введения к номенклатуре дел организации

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Составлению номенклатуры предшествует подготовительная работа по изучению документов, образующихся в делопроизводстве организации и её структурных подразделений.   

К вновь созданной и переработанной номенклатуре дел составляется Введение, как обязательный элемент научно-справочного аппарата   к номенклатуре. Во Введении последовательно, лаконично, четко должны быть сформулированы все её основные особенности. Однако мы столкнулись с тем, что не у всех поступавших номенклатур было Введение.

Вначале во Введении необходимо указать цель составления номенклатуры. Например: «Номенклатура дел составлена для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве администрации Пролетарского района г. Ростова-на-Дону».

Затем необходимо отметить, какими нормативными документами руководствовались составители номенклатуры (устав организации, положение о структурных подразделениях, регламент, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, содержащие сведения о документах, образующихся в её деятельности), а также требования каких нормативно-методических документов учитывались при составлении номенклатуры («Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236; «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утверждённый приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации  от 31.07.2007 № 1182; «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 (приказ Минкультуры РВ от 31.03.2015 №.526).

Во введении обязательно указывается, по какой схеме строится номенклатура: структурной (названиями разделов являются названия структурных подразделений) или функциональной (названиями разделов являются направления деятельности). Например: «В соответствии с особенностями ведения делопроизводства администрации дела в номенклатуре расположены по направлениям деятельности, каждому направлению деятельности присвоен индекс» или «Дела в номенклатуре расположены по структурным подразделениям, внутри каждого структурного подразделения – по степени значимости». В некоторых рассмотренных номенклатурах схема составления не была указана.

Далее во Введение включается краткое описание пяти граф номенклатуры. 

В графе 1 «Индекс дела» представлены индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс деда состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Во Введении к номенклатуре эта часть может быть сформулирована примерно так: «В соответствии с системой электронного взаимодействия «Дело» администрации присвоено цифровое обозначение 59.27. Оно проставляется перед каждым делом каждого конкретного структурного подразделения в составе индекса дела. Например: «59.27 – 01».      

В графе 2 «Заголовок дела (тома, части)» даны названия направлений деятельности и структурных подразделений организации и указаны разновидности документов и дел, образующихся в делопроизводстве.

К графе 2 «Заголовок дела» можно добавить следующее пояснение: «Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью».

К графе 3 «Количество дел» необходимо пояснение: «Графа 3 служит для учёта общего количества дел, заведённых в организации. Она заполняется по окончании календарного (делопроизводственного) года».

В графе 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» представлена информация о сроках хранения  и номере статьи, которые определяются исходя из научной и практической ценности документов в соответствии с вышеуказанными перечнями».

Все отметки, присутствующие в этой графе, требуют пояснения во Введении.

Если в номенклатуру дел включены названия документов отдела ЗАГС, то следует отметить: заголовки дел составлены и сроки определены  в соответствии с Федеральным законом от 15.11.1997  № 143- ФЗ (ред. от 03.08.2018) «Об актах гражданского состояния», Перечнем документов органов ЗАГС с указанием сроков их хранения, утвержденного заместителем министра юстиции СССР 09.07.1976 и заместителем начальника Главного архивного управления при Совете министров 09.07.1976 (ДСП, экз. № 003871), приказом Управления записи актов гражданского состояния Ростовской области от 27.02.2020  №7;  статьи в номенклатуре по последнему перечню и Федеральному закону обозначены **.

Отметка «ЭПК» означает, что окончательный срок хранения будет определен экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение и срок хранения определяется специалистами ЭК/ЭПК, но не может быть менее одного года.

В графе 5 «Примечание», которая предназначена для разъяснения особенностей формирования дел, также требуется ряд следующих  пояснений.

Документы, передаваемые и получаемые по межведомственной системе «Дело», отмечены буквами ЭД. Для дел с перепиской, созданных в системе «Дело», кроме отметки ЭД,  в графе «Индекс» к индексу добавляется значок @. Для дел постоянного хранения, участвующих в электронном документообороте, проставлена отметка «ЭД и на бумажном носителе».

В проверяемых номенклатурах было замечено отсутствие значка @ рядом с индексом, отметки «ЭД», что не оговаривалось во Введении.

Срок хранения «постоянно» означает, что указанные документы подлежат передаче в ГКУ РО «ГАРО» (либо в архивный сектор Администрации района).