Хейгетова О.А. Правила составления и оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. Формирование и техническое оформление дел
В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора, учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях составляются следующие описи дел и документов:
– постоянного хранения;
– временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
– по личному составу;
– характерные только для данной организации (судебные дела, материалы уголовных дел, научные отчеты по темам и др.).
На рассмотрение ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области поступает пакет документов, состоящий из описей дел постоянного хранения и по личному составу и научно-справочного аппарата к ним.
На титульном листе описи указывают:
- полное наименование муниципального архива (архивного отдела), источником комплектования которого является организация;
- полное наименование организации, соответствующее названию ее архивного фонда в именительном падеже, подчиненность в родительном, соответствующее названию ее архивного фонда;
- дату образования наименования организации (число и год цифровым способом, месяц буквенным, с указанием сокращения слова «г. - »;
- номер архивного фонда, номер и название описи;
- крайние даты внесенных в опись единиц хранения.
Если название фондообразователя менялось 3 раза и более, на титульном листе дается его последнее наименование, под последним наименованием указываются в скобках все её переименования в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись (указывается полное название организации
и принятое сокращение по Уставу (Положению) в круглых скобках);
При наличии трех переименований - составляется лист переименований, при этом на титульном листе приводится только последнее наименование организации (фондообразователя). Все переименования, кроме последнего, указываются на листе переименований в исторической (хронологической) последовательности, за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись дел.
Предисловие к описи фонда, также как и историческую справку, можно условно разделить на три части:
– история фондообразователя, т.е. история организации
– история фонда
– особенности формирования дел в описи.
В первой части предисловия необходимо указать все сведения
о переименовании, изменениях структуры, функций и задач, а также месторасположения организации в хронологической последовательности
за период, соответствующий крайним датам дел, включенных в опись.
История фонда включает в себя:
– характеристику содержания и полноты документов фонда, внесенных в данный раздел описи;
– изменения в составе и объеме фонда – какие дела не формировались, какие образовались и почему;
В третьей части предисловия отражаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, характеристика отдельных дел, имеющих обобщенный заголовок. Отмечаются принципы построения описи, особенности систематизации единиц хранения. Так же указываются сведения о месте хранения документов по личному составу.
Текст предисловия пишется в прошедшем времени, применяется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета, размер шрифта – № 14 пт, одинарный межстрочный интервал, без выделения жирным шрифтом. На документы, используемые при написании предисловия оформляется библиографическая ссылка размером шрифта 10 пт.
Обращаю ваше внимание на необходимость подтверждения всех изменений библиографическими ссылками на источники информации, которые позволяют определить местонахождение первоисточника или с указанием законодательного акта.
Например, при указании изменений структуры организации необходимо ссылаться на распорядительный документ, которым она утверждается или вводится в действие штатное расписание.
В самой ссылке указываются поисковые данные: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа, которые разделяются точками.
Предисловие подписывается составителем, ставится дата составления и помещается в начале описи.
Анализ описей дел показал, что в целом описи составляются с учетом всех правил, требований и рекомендаций. Из небольшого количества рекомендаций, сделанных членами комиссии, чаще всего встречаются такие, как превышение листов в деле без указания причины превышения в предисловии, систематизация дел внутри описи и несоответствие количества дел в итоговой записи к описи и предисловии. Мои рекомендации как специалиста, который готовил анализ – быть немного внимательнее при составлении. Те ошибки, что перечислила по большей части от спешки и невнимательности, уважаемые коллеги.
Приятно, что из 37 источников утверждение описи прошли 33 источника с первого раза без замечаний, 4 были отправлены на доработку и после устранения всех замечаний успешно утверждены на ЭПК комитета, значит наши с вами рабочие встречи и консультационная работа не стоит на месте, мы слышим друг друга.
Далее представлю вам ряд замечаний, встречающихся по всей области. Хотелось бы с вами обсудить ошибки, чтобы в вашем районе уровень составления описей оставался на таком же хорошем месте.
Опись дел постоянного хранения оформляется по форме Приложения 9, Правил 2023 года.
Опись дел по личному составу оформляется по форме Приложения 10. Обратите внимание, что в описи дел по личному составу добавлена колонка «Срок хранения».
Основным элементом описания единицы хранения является заголовок
дела, который состоит из:
– наименования вида единицы хранения или вида (разновидности)
документов;
– автора документа – наименование организации;
– вопроса, предмета или события к которым относится содержание
документов;
– даты документов (при необходимости, далее рассмотрим с вами на примере).
Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, приказы, доклады, отчеты, акты и др.), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка.
Заголовок дела кратко, четко в обобщенной форме должен отражать соответствие информации, заключенной в нем, действительному содержанию документов дела. Содержание документов следует передавать в заголовке единицы хранения современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией, состоящей из разнообразных по видовому составу документов, следует соблюдать следующие правила: Приказы, постановления, протоколы вносятся в опись дел с проставлением их крайних номеров. Встречаются заголовки дел, где забывают проставлять номера.
Крайние даты указываются при описании распорядительных документов (приказов, распоряжений), протоколов, решений, а также документов, для которых это имеет важное значение: акты, доклады, справки, переписка и др. Крайние даты в описях дел оформляются следующим образом: число и год обозначаются арабскими цифрами, месяц – словом. Если в графе «крайние даты» имеется указание на период, то дефис не ставится.
В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), графа «крайние даты» не заполняется.
Бывает исключение, когда графа «крайние даты» требует заполнения. Например, при составлении заголовка может указываться число и месяц если дела сформированы по полугодиям. Тогда в графе «заголовок дела» также прописываем за год, но в графе «крайние даты» проставляем январь июнь, июль декабрь.
Заголовки дел, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности.
Если форм несколько, то в заголовке перечисляем только номера форм, а в предисловии даем их расшифровку с названием отчетов.
В заголовке дела, содержащем документы по одному вопросу,
не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «Документы», а в конце заголовка в скобках указывается три названия видов документов, наиболее представленных
в деле, остальные виды указываются в предисловии.
Если же документов менее трех, то заголовок начинается
с перечисления этих документов.
В опись документов по личному составу включаются дела, расположенные в следующей последовательности:
1– приказы (распоряжения) по личному составу;
2– личные дела уволенных работников организации;
3– личные карточки уволенных работников организации (форма Т-2, Т-2ГС);
4– лицевые счета по заработной плате работников организации;
5– расчеты по страховым взносам.
Так же хотелось бы отметить, что повторяющаяся информация заголовка в следующем за ним заголовке переносится полностью. «То же» вместо заголовка уже не используется.
Перед вами пример как необходимо в опись вносить заголовки личных дел:
В конце описи дел составляется итоговая запись с указанием количества единиц хранения (цифрами и прописью), первого и последнего номеров дел включенных в опись дел.
Итоговая запись подписывается составителем описи и направляется в муниципальный архив на рассмотрение и для подготовки заключения на описи.
Обратите внимание, что описи дел оформляются следующим образом: гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета, размер шрифта – № 14 Пт без выделения жирным шрифтом, одинарным межстрочным интервалом. Заголовки дел должны быть отделены друг от друга пустой строкой, в столбце оформлены по левому краю. Не рекомендуется переносить части заголовков дел или крайних дат на следующий лист, тем более переносить на новый лист только подписи составителей описи. Таблица описи должна иметь невидимые границы. Эти требования тоже не всегда соблюдаются составителями описи дел.
Листы описи дел нумеруются сверху по центру, при этом на первом листе номер не ставится.
Напоминаю, что описи дел и справочный аппарат к ним – документы постоянного хранения, поэтому должны иметь размеры границ текстового поля: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм. Описи дел печатаются с двух сторон в зеркальном отражении.
После окончания календарного года, законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, подлежат оформлению и описанию для передачи в архив организации.
Оформление дел постоянного хранения и по личному составу на бумажном носителе предусматривает:
– подшивку или переплет документов дела;
– нумерацию листов дела;
– составление листа заверителя (приложение№ 4);
– составление внутренней описи документов дела, если в этом есть необходимость (приложение № 5);
– оформление обложки дела (приложение № 6).
При формировании документов необходимо соблюдать следующие требования:
– документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
– включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
– группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (судебные и личные дела, документы выборных органов, образовательных организаций и др.).
В Правилах (2023) указано, что дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине корешка не более 4 см. Но, исходя из практики, не более 150-170 листов, для документов, с которых необходимо делать сканы и ксерокопии. Иначе дело приходится расшивать.
Опись – это базовый архивный справочник для создания путеводителей, каталогов, обзоров, указателей системы НСА архива. Поэтому качественное составление описи является определяющим при ее создании.
Чем точнее и корректнее сформулированный вами заголовок отражает состав документов, включенных в дело, тем проще вам будет найти необходимую информацию.