Хейгетова О.А. Особенности составления номенклатуры дел. Типичные ошибки в органах местного самоуправления

26 ноября 2025

Номенклатура дел организации (сводная) представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, её функциями и задачами с указанием сроков их хранения по установленной форме.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации, а также постоянно или временно действующих комиссий, советов, комитетов, рабочих групп. В номенклатуру дел могут включаются документы ограниченного доступа, журналы регистрации и учета, картотеки, базы данных, программные комплексы. Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия- единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги брошюры.

Сводная номенклатура дел организации составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме приложения 25 Правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Министерством культуры Российской Федерации 08 августа 2023года №2367 (далее – Правила хранения).

Сводная номенклатура составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем Службы делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК архивного органа).

Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного органа утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего года.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующей ЭПК архивного органа номенклатура дел в конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится с 1 января предстоящего года.

Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел Службы делопроизводства. В структурные подразделения номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

В свою очередь структурные подразделения должны включать полученные копии в номенклатуры своих отделов (секторов) со сроком хранения «до минования надобности».

Первые экземпляры утвержденных положений об отделах (секторах) со сроком хранения постоянно и должностных инструкций со сроком хранения 50 лет централизованно хранятся в Кадровой службе и включаются в номенклатуру дел Кадровой службы. В остальные структурные подразделения передаются копии положений об отделах (секторах) и копии должностных инструкций работников, которые включаются в номенклатуры дел структурных подразделений со сроком хранения «До минования надобности».

Номенклатура дел организации строится по структурной или функциональной схемам.

В структурной схеме названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации.

В функциональной схеме названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении работником, ответственным за делопроизводство по форме приложения 26 Правил хранения.

Какие типовые ошибки можно отметить при составлении номенклатуры дел структурного подразделения:

1. Неправильная систематизация заголовков дел внутри раздела.

Систематизация заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел не должна носить произвольный характер, так как определяется нормативными правовыми актами (инструкция по делопроизводству, Правила хранения).

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

- Нормативные правовые акты вышестоящей организации (организаций);

- Учредительные документы организации (Уставы, положения и др.);

- Распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

- Распорядительные документы организации (приказы, распоряжения);

-Организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

- Протоколы;

- Планы;

- Отчеты;

- Договоры;

- Документы и переписка по основной деятельности;

- Справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

- Номенклатура дел организации (отдела, сектора) и выписки из неё

- учетно-регистрационные формы (журналы учета, регистрации, картотеки);

- Базы данных, программные комплексы;

В отдельных случаях журналы учета и регистрации находились в середине раздела или подраздела номенклатуры дел структурного подразделения, также раздел номенклатуры начинался с переписки, а не с нормативных документов вышестоящих организаций.

2. Неверная систематизация дел внутри каждой группы.

Заголовки дел внутри каждой группы систематизируются в соответствии со значимостью документов и сроками хранения:

- приказы по основной деятельности перед приказами по административно-хозяйственным вопросам;

- планы и отчеты в следующей последовательности – годовые, квартальные, месячные;

- переписка с вышестоящими организациями перед перепиской с иными организациями.

3. Ошибки в заголовках дел – самые частые при подготовке номенклатуры дел.

В соответствии с п. 8.13 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях от 11.04.2018 № 44 (далее – Инструкция по делопроизводству) заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

При переносе в номенклатуру дел формулировок из Перечня типовых управленческих документов – 2019 нельзя переносить их без изменений. В Перечне перечислены виды документов, которые создаются в различных организациях, и его задача – определить видовой состав документов и установить их сроки хранения.

В соответствии с п. 8.14 Инструкции по делопроизводству « в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле.

Примеры заголовков дел неверно сформулированных:

Неправильный заголовок	Правильный заголовок

Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда (ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства)

Документы по ведомственному контролю за соблюдением трудового законодательства (акты, информации, докладные записки, справки)

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки) к ним: совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации (Решения коллегии Администрации района)

Протоколы заседаний коллегии Администрации района и документы к ним

4. Неправильное заполнение графы 4 «Срок хранения и № статьи по Перечню».

Перечень типовых управленческих архивных документов 2019 года имеет четыре колонки: 1-номер статьи 2-вид документа, 3-срок хранения документа,4- примечания. Для правильного определения срока хранения нужно обращать внимание на цифровую ссылку (ссылки) к сроку хранения в 3 колонке, потому что в 4 колонке дается расшифровка данной ссылки (ссылок). Например: по статье 18б Перечня для документов (протоколы, постановления, решения, стенограммы) срок хранения Постоянно (1)(2). В примечании указаны расшифровки: ссылка (1)- для копий документов и присланных для сведения - применяется срок хранения «До минования надобности», ссылка (2) - для рабочих групп по координации видов деятельности – применяется срок хранения 5 лет ЭПК.

пример:

Заголовок дела	Неверно указанный срок хранения	Верно указанный срок хранения
Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц	5 лет, так как в перечне указан срок хранения – 5 лет (1), где (1)- после увольнения (смены) материально-ответственного лица	5 лет после увольнения (смены) материально-ответственного лица

5.Для документов, которые не отражены в Типовом перечне управленческих документов – 2019 или других перечнях сроки хранения определяются ЭК (ЦЭК) организации и оформляются протоколами заседания ЭК (ЦЭК) или нормативными документами. В номенклатуре дел в графе «Примечание» должна даваться ссылка на дату и номер протокола ЭК (ЦЭК) или на дату и номер соответствующего приказа.

В номенклатурах дел структурных подразделений в примечании ссылки на номер и дату протокола ЭК или приказа руководителя или другого нормативного документа, на основании которого установлен срок хранения, нет.

6. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индексы присваиваются структурным подразделениям в соответствии с утвержденной структурой организации приказом по основной деятельности руководителя.

В номенклатурах дел органов местного самоуправления есть такие заголовки дел как «Протоколы комиссий», в которые включаются все комиссии одновременно. В графе 1 делу присвоен индекс, а в примечании делается запись о том, что для каждой комиссии формируется еще один дополнительный индекс, но нет ссылки на номер и дату нормативного документа, который регламентирует эти действия.

Список литературы:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Федерального архивного агентства 11.04.2018 №44);

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Министерством культуры Российской Федерации 08.08.2023г. №2367. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива 0т 20.12.2019 №236;

4. Инструкция по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (утверждена приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №237).